Надо Знать

добавить знаний



Документ



План:


Введение

Документ - средство закрепления различными способами на соответствующем материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и умственную деятельность человека.

Существует также другое определение термина:

Документ (по П. Отле) - это любой источник информации, передачи человеческой мысли, знаний независимо от того, воплощено оно в материально фиксированной форме или является проводником (передатчиком) информации во времени.

Документ (деловое укр. Вещания) - материальный объект, содержащий в зафиксированном виде информацию, оформлен в сводном порядке и имеет согласно действующему законодательству юридическую силу.


1. Понимание термина

Понятие "документ" является центральным и фундаментальным в понятийной системе документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, которые служат объектами практической деятельности создания, сбора, аналитико-синтетической, сохранению, поиска, распространения и использования документной информации в обществе.
Понятие "документ" широко используется во всех сферах общественной деятельности. Почти в каждой области знания есть одна или несколько версий его понимание в соответствии со спецификой тех объектов, которым предоставляется статус документа. Оно понимается по-разному в таких научных дисциплинах, как информатика, библиотеко-, библиографо-, архив-, музееведение. а также в соответствующих специальных областях деятельности - библиотечной, музейной, архивном деле и библиографии. Отсюда его многозначность, которая затрудняет общение и взаимопонимание между специалистами документно-коммуникационной сферы.

Определение общего значения понятия "документ" является главной задачей теоретического документоведения (документологии).

За длительный исторический период значение понятия "документ" постоянно менялось. До сегодняшнего времени применяются различные определения, то предоставляя широкое значение, то сужая его понимание до одного какого-либо вида.

На международном уровне общим признано определение документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе. Такое определение разработано и утверждено Международной организацией по стандартизации (ISO) при участии Международной федерации библиотечных ассоциаций, Международной федерации по документации, Международного совета архивов, Международной организации по интеллектуальной собственности.
Согласно стандарту ISO, информация может быть записана любым способом фиксирования сведений, с помощью не только знаков письма, но и изображения, звука и т. п. Такое определение позволяет перечислить документам все материальные объекты, которые могут быть использованы для передачи информации в обществе.

В Украине официально приняты три определения документа, зафиксированные в некоторых Государственных стандартах (ГОСТ):

ГОСТ 2392-94: "Документ - записанная информация, которая может рассматриваться как единица при осуществлении информационной деятельности".

ДСТУ 3017-95: "Документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве".

ДСТУ 2732:2004 : "Документ - информация, зафиксированная на материальном носителе, основной функцией которого является сохранять и передавать ее во времени и пространстве..

В статье 1 Закона Украины "Об информации" говорится, что документ - материальный носитель, содержащий информацию, основными функциями которого являются ее сохранения и передачи во времени и пространстве.


2. Происхождение

Слово происходит от латинского слова "docere" (знать, свидетельствовать), от которого происходят также слова доцент (docent) и доктор (doctor). Буквальный перевод слова "document" - свидетельство, свидетельство, удостоверение, источник.

3. Свойства документа

Документ имеет определенное количество свойств, которые отличают его от других объектов. Совокупность свойств - целостная система, которая выполняет возложенные на нее обществом функции. Связь между свойствами документа достаточно тесная, поэтому отделить их можно только условно.
Наиболее значимые свойства следующие:
1) атрибутивность, т.е. наличие неотъемлемых составляющих, без которых он не может существовать;
2) функциональность - назначения для передачи информации в пространстве и времени;
3) структурированность - тесная связь элементов и подсистем, обеспечивает единство и целостность документа.


4. Н. М. Кушнаренко считает

Н. М. Кушнаренко определила следующие основные признаки документа [?]
1) наличие семантики содержания, т.е. документ является носителем мысли, передаваемой знаками совокупность последовательно расположенных символов, которые передают содержание документа (сообщения), является его обязательным признаком;
2) стабильная материальная (вещественная) форма документа должна обеспечить ему долговременное хранение и предоставить возможность многократного использования и перемещения информации в пространстве и времени;
3) по признаку Цели для использования в социальной коммуникации статус документа имеют только те объекты, которые изначально предназначены для хранения и передачи информации в пространстве и времени, а следовательно, документы являются носителями информации, специально созданные человеком для обеспечения определенных коммуникационных целей;
4) завершенность сообщения, т.е. документ не может быть полноценным через фрагментарное незавершенное сообщение.


5. Функции документа

Главные функции - это хранение и передача информации во времени и пространстве. Создается документ с целью обеспечения потребностей общества посредством размноженной документной информации.

5.1. Общие функции

Информационная - документ создается для передачи или хранения информации.

Социальная - удовлетворяет определенную социальную потребность.

Культурная - средство связи между организациями и общественными структурами.

5.2. Специальные функции

Управленческая - с помощью документа выполняется управления предприятием.

Правовая - по документу закреплена юридическая сила.

Историческая - достояние истории, материальное подтверждение того, что происходило в мире.

ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТА - Заключаются в общественной роли, социальном назначении, целях и задачах документов

ГЛАВНАЯ ФУНКЦИЯ - наиболее обобщающая функция, Заключается в способности документа сохранять и передавать (распространять) информацию во времени и / или пространстве

ОБЩИЕ ФУНКЦИИ - Характерные для всех документов, независимо от их типа и вида. Информационная функция - заключается в способности документа удовлетворять потребности общества в информации, то есть служить источником информации, знаний

Подфункцию

  1. Закрепление (фиксация) информации
  2. Хранение информации
  3. Трансляция информации

Коммуникативная функция - заключается в способности документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности

Подфункцию

  1. Одновекторная коммуникация - Проявляется в документах одностороннего действия или сверху вниз, либо снизу вверх
  2. Двухвекторную коммуникация - Проявляется в документах двустороннего действия договора, соглашения, переписка

Кумулятивное функция - заключается в способности документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения для настоящего и будущих поколений

СПЕЦИАЛЬНЫЕ ФУНКЦИИ - свойственны не всем, а определенным видам и типам документов, они проявляются преимущественно в зависимости от социальных потребностей общества

Управленческая или регулятивная функция - выполняется документами, созданными с целью управления и в процессе его реализации (законы, положения, уставы, постановления, распоряжения, решения, приказы, протоколы, циркуляры, предписания, то есть официальные деловые документы)

Подфункцию

  1. Материализация управленческого воздействия - является основным критерием целесообразности возникновения документа и предвижу его ценность как исторического источника
  2. Организация информации - Только с помощью документа информация хранится и передается в строго определенной форме
  3. Обеспечение функционирования и совершенствования государственной системы в целом и каждой государственной структуры в частности
  4. Обеспечение функционирования каждого члена данного социального института и данного общества в его конкретной социальной роли

Познавательная (образовательная) или когнитивная функция - способность документа служить средством получения и передачи знаний для изучения процессов и явлений природы и общества. Эта функция доступна в учебных документах - учебниках, учебных пособиях и т.д., а также в научных документах - монографиях, диссертациях, авторефераты диссертаций, патентах и ​​т.д.

Правовая функция - способность документа служить средством доказывания, подтверждение каких-либо фактов (сведений). Эта функция присуща официальным изданием (конституция, закон, указ, а также исторические источники, которые служат средством подтверждения)

Обще-культурная функция - способность документа способствовать развитию культуры общества, выступать средством закрепления и передачи культурной традиции, усвоение системы ценностей, эстетических норм, ритуалов, принятых в обществе. Такой функцией обладают литературно-художественные издания, кино-, видеофильмы и т.д. Мемориальная (памятного) функция - способность документа служить "внешней памятью" человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к другому. Эта функция присуща документам-памятникам, которые имеют особую социально-культурную и историческую ценность (рукописные книги, редкие, ценные и уникальные документы)

Гедоническая функция - способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени. Такой функцией обладают произведения художественной литературы, издания по искусству, открытки, фильмы, видеофильмы, компакт-диски, грампластинки, магнитные фонограммы и т.д.

Статистическая функция - способность документа отражать количественную характеристику информации, служить средством регистрации и группировки в формализованном цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа, контроля и оптимизации

Функция исторического источника - способность документа служить средством удостоверения исторических событий, фактов, быть основанием исследования истории развития природы и общества


6. Составные части документа

6.1. Информационная составляющая

1.Документна информация - вся информация документа. 2.Документована информация - зафиксированная на материальном носителе информация с определенными признаками, позволяющими ее идентифицировать. 3.Информация о документе - данные о носителе и способы закрепления сообщения. 4.Информация на документе - автографы, различные пометки авторов или выдающихся личностей в документе, резолюции подписи, оттиски печатей, штемпелей, библиотек, архивов, музеев и т.п.. 5.Документальна информация - информация, которая базируется на документе, подтверждена документом.


6.2. Материальная составляющая

Информация, как таковая не является достаточным признаком документа. Материальная составляющая документа - одна из двух необходимых и обязательных составляющих документа, без которого он не может существовать.

Материальная составляющая документа - это его физическая сущность, форма документа, обеспечивающая его способность хранить и передавать информацию в пространстве и времени. Материальную составляющую документа определяет носитель информации это материальный объект, намеренно созданный человеком, посредством которого можно хранить и передавать информацию.

Назначение документа для хранения и передачи информации в пространстве и времени обусловливает его специфическую материальную конструкцию, представленную в виде книг, журналов, газет, буклетов, фильмов, дисков, дискет и др.. Эта специальная конструкция обеспечивает выполнение документами их главной функции, давая возможность быть удобными для перемещения в пространстве, стойкими для хранения информации в течение длительного времени, приспособленными для физиологических возможностей чтения сообщений.

Информация, содержащаяся в документе, обязательно закреплена на котором либо специальном материале (папирус, пергамент, бумага, кино, фотопленка и т.д.), имеет форму носителя (лента, лента, лист, барабан, диск, нить и т.д.), кроме того информация всегда фиксируется каким-либо методом записи, предполагает наличие средств (краска, тушь, красители, клей и т.п.) и инструментов (ручка, печатный станок, видеокамера, принтер и т.п. ).

Таким образом под материальной составляющей документа понимают

  1. Материальную основу документа;
  2. Форму носителя информации;
  3. Способ документирования или записи информации.

Материальная основа документа - совокупность материалов, использованных для записи сообщений (текста, звука, изображения) и составляя носитель информации. В зависимости от материальной основы документы делятся на две большие группы: естественные и искусственные. Искусственные документы в свою очередь делятся на бумажные документы и документы на не бумажной основе - полимерные документы. В бумажных относятся деловые документы, научно-техническая документация, книги, журналы, газеты, рукописи, карты, ноты, изовидання, перфоленты, перфокарты и др..

Бумага отвечает многим требованиям: относительно прост в изготовлении, доступен, достаточно долго хранится и позволяет легко фиксировать информацию. Ценнейшее качество бумаги он позволяет тиражировать информацию.

Появление искусственных носителей на полимерной основе пополнила видовое ризнобиччя документов, которые способны нести музыку, движимое и объемное изображение. Были созданы игра пластинки, магнитные пленки, фото и кинопленки, магнитные и оптические диски - материальные носители той информации, которая не может быть зафиксирована на бумаге.


7. Структура документа

Документы различаются по структурным признакам, они могут быть стандартные и нестандартные, зависит от многих субъектов "объективных и об" объективных факторов. Стандартные документы-это документы, имеющие одинаковую форму и заполняются в определенной последовательности и по строго определенным правилам. Нестандартные документы-создаются в каждом конкретном случае для решения "Обязательства отдельных ситуаций, их печатают или пишут от руки.

8. Текст документа

Текст является главным элементом документа, содержащего совокупность предложений, последовательно объединенных содержанием и построенных по правилам определенной языковой системы. Текст является средством воспроизведения связной речи, т.е. высказывания, связанного одной темой, основной мыслью и структуре. При создании текста документа должны выполняться определенные требования, главные из которых - достоверность и объективность содержания, нейтральность тона, максимальная краткость и одновременно полнота информации.
Текст документа должен быть точным, то он не должен содержать в себе двойной смысл слов и выражений. Точность требует соотношение содержания высказывания с реальностью. Она зависит от умения выражать однозначно мысли, употребляя слова, словосочетания, предложения в соответствии с нормами литературной нормы.
Текст состоит из следующих логических элементов:
Введения, где указывается повод, ставший причиной заключения документа, излагается история вопроса и другие. [1]
Доказательства, где излагается суть вопроса: доказательства, объяснения, сопровождаемые цифровыми расчетами, ссылками на законодательные акты и другие материалы.
Окончание, где формулируется цель ради которой составлен документ.


9. Документирование

Документирование - это создание документа с использованием различных методов, способов и средств фиксации информации на материальном носителе.

Отдельные области применения документирования
  • Документирование - процесс создания документации, важная часть в разработке программного обеспечения.
  • Делопроизводство (документационное обеспечение управления) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование.

10. Сроки хранения документов

  • В Украине утвержден приказом Министерства юстиции Украины от 12 апреля 2012 № 578/5 "Перечень типовых документов, создаваемых во время деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения" [1] [ 2].

Примечания

12. Список источников

1. Кушнаренко Н. Н., Документоведение / Н. Н. Кушнаренко. - 7-е изд., Стереотип. - М.:, 2006. - 459 с. : Ил., Табл. - Библиогр.: С. 457-459. - ISBN 966-346-148-9.
2. Палеха Ю. И., Общее документоведение: Учеб. пособие. / Ю. И. Палеха, Н. А. Лемех. - М.: Лира-К - www.lira-k.com.ua, 2008. - 393 с. : Ил., Табл. - ISBN 978-966-96938-0-8. Сайт автора: "Управленческое, кадровое и общее документоведение" - www.dilo.kiev.ua
3. Швецова-Водка Г. М., Документоведение: Учеб. пособие. / Г. М. Швецова-Водка. - М.:, 2007. - 398 с. : Ил., Табл. - Библиогр.: С. 389-398. - ISBN 966-346-294-9.
4. Т. М. Мишенин, Т. И. Вавринюк: Материалы для практических занятий по курсу "Украинский язык", 2011. - 106 с. : Ил., Табл. - Библиогр.: С. 66-67.


код для вставки
Данный текст может содержать ошибки.

скачать

© Надо Знать
написать нам