Надо Знать

добавить знаний



Протокол (документы)



План:


Введение

Протокол - это один из самых распространенных документов коллегиальных органов. В нем фиксируют ход и результаты проведения сборов, конференций, заседаний, совещаний. В протоколах отражаются все выступления по вопросам, которые рассматриваются, и решения, принятые в результате обсуждения. Они оформляются на основании записей и стенограмм, сделанных в ходе заседаний.

Протокол ведет секретарь или другое специально назначенное лицо. Протоколы общих собраний (собраний) подписывают председатель и секретарь, а протоколы заседаний комиссий - все члены президиума.


1. Классификация протоколов

По объему фиксированных данных протоколы разделяют на:

Краткие, в которых говорится лишь определение или распространенную резолюцию, а также указан номер, дату, название организации, количество присутствующих, повестка дня. Под рубрикой "Слушали" - название вопрос, кто высказался.

Полные, в которых записываются выступления докладчиков и других участников собраний, совещаний, заседаний. В подробный протокол заносятся также вопросы докладчику и конспективно запись выступлений во время обсуждения.

  • выписка из протокола - краткая форма полного протокола. В выписке указывают фамилии и инициалы тех, кто выступил (без изложения выступлений), а также содержание принятых решений. Выписка из протокола подписывают председатель и секретарь заседания. В протоколе делается отметка о произведенном извлечение, а также отмечают, кому оно вручено или направлено.

Стенографические, где все выступления, реплики, вопросы и ответы записываются дословно. Если ход заседания стенографируется, содержание выступлений в протокол не заносится; расшифрована и оформлена надлежащим образом стенограмма прилагается к протоколу.

Когда ход собраний, совещаний, заседаний фиксируется на магнитной пленке путем записи на магнитофоне или диктофоне, после заседания записанные тексты выступлений перепечатываются и заносятся в протокол.


2. Реквизиты протокола

Протокол имеет следующие реквизиты:

  1. Название вида документа, которую пишут посередине строки;
  2. Порядковый номер протокола;
  3. Название собрания, конференции, заседания, совещания с указанием их характера (общее собрание, производственное совещание, расширенное совещание)
  4. Название учреждения, предприятия или организации, где состоялось собрание, конференция;
  5. Дата проведения собрания, заседания, совещания, которое пишут ниже названия организации с левой стороны. В этой же строке справа пишут место проведения (название города);
  6. Количественный состав участников, который пишут с новой строки. В случае большого количества присутствующих на заседании их список составляют отдельно и добавляют, а в протоколе указывается только общее количество. Если количество участников достигает 10 -12 человек, то указывают всех присутствующих;
  7. Должности, фамилии, инициалы руководителей собрания, конференции, совещания (председателя, секретаря, членов президиума)
  8. Повестка дня, есть вопросы, которые рассматриваются на собрании, совещании или конференции. Вопрос в повестке дня формулируют в именительном падеже;
  9. Текст;
  10. Перечень приложений к протоколу с указанием количества страниц;
  11. Подписи руководителей собрания, заседания, конференции (председателя и секретаря).

3. Разделы текста протокола

Основной текст протокола делится на разделы, соответствующие пунктам повестки дня. Каждый раздел содержит: "Слушали", "Выступили", "Постановили".

Слово "Слушали" печатается прописными буквами, после него ставится двоеточие. В следующей строке с абзаца указывают инициалы и фамилию докладчика (в именительном падеже), тему доклада. Далее излагается основное содержание доклада или указывается, что текст прилагается.

Так же оформляется раздел "Выступили".

В разделе "Приняли" полностью записывается принято решение, которое может состоять из одного или нескольких пунктов или констатирующей части и резолюции.

Если на собрании проводятся выборы тайным голосованием, результаты оформляются отдельными протоколами счетной комиссии: в одном указывается состав комиссии, а во втором - результаты голосования.

Результаты голосования по каждой кандидатуре записываются так: 1. По Васшишина Ю. Г. - 50 голосов, против - 0, воздержался - 1.

Текст протокола должен быть точным, лаконичным, составленным на основе выступлений, должен всесторонне характеризовать обсуждаемый вопрос с соблюдением содержания и формы изложения, позиции участников сторон.

Протоколы группируются в хронологическом порядке и по номерам, документами, касающиеся одного протокола - по повестке дня.

Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей и организаций, относящихся к сфере управления учреждения, через передачи им решений.

Решения коллегий учреждений внедряется в жизнь приказами руководителя учреждения.


Источники

  • Шевчук С. В. украинской деловой речи: Учеб. пособие. - М.: Литера, 2003 ISBN 966-7543-25-0 291 с.

См.. также


код для вставки
Данный текст может содержать ошибки.

скачать

© Надо Знать
написать нам